Ohjelmistolisenssin hankinta julkiselle organisaatiolle on yleensä nopea pienhankinta, jos ennakoitu kokonaisarvo jää alle 60 000 euron (alv 0 %). Tämä opas on tarkoitettu kuntien, hyvinvointialueiden, oppilaitosten ja valtion virastojen IT- ja hankintahenkilöille. Siinä käydään läpi, milloin lisenssit pitää kilpailuttaa, mitä lisenssimalleista kannattaa tietää ja miten tilaus etenee ostotilauksesta verkkolaskuun.
Milloin lisenssihankinta pitää kilpailuttaa?
Ratkaisevaa on hankinnan ennakoitu kokonaisarvo koko sopimuskaudelta, ei yksittäisen laskun summa. Tavara- ja palveluhankintojen kansallinen kynnysarvo on 60 000 euroa (alv 0 %). Sen ylittävät hankinnat kilpailutetaan hankintalain mukaan ja ilmoitetaan HILMAssa.
Lisenssihankinnoissa kokonaisarvo kertyy usein huomaamatta:
- Tilauslisenssit lasketaan koko sopimuskaudelta. Esimerkiksi 20 käyttäjän vuositilaus 1 100 eurolla per käyttäjä on 22 000 euroa vuodessa. Kolmen vuoden kaudella arvo on 66 000 euroa, joka ylittää kynnysarvon.
- Optiot ja lisäkäyttäjät kuuluvat arvoon. Mukaan lasketaan myös ennakoitu käyttäjämäärän kasvu.
- Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen arvo lasketaan 48 kuukauden ajalta.
- Hankintaa ei saa pilkkoa osiin kynnysarvon alittamiseksi.
EU-kynnysarvot ovat huomattavasti korkeampia, ja niiden ylittäviin hankintoihin sovelletaan tiukempia menettelyjä. Hankintalakiin tehtiin muutoksia, jotka tulivat voimaan 18.6.2026. Osa velvoitteista sovelletaan 1.10.2026 alkaen: EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on pääsääntöisesti jaettava osiin, ja avoin kilpailutus on yleensä uusittava, jos tarjouksia tulee vain yksi.
Lähteet: Valtioneuvosto: Uusi hankintalaki voimaan · Yrittäjät: Mitä hankintalain uudistus tarkoittaa
Pienhankinnat: alle kynnysarvon
Kynnysarvon alittaviin hankintoihin hankintalain menettelyt eivät sovellu, mutta organisaation oma hankintaohje sitoo. Monissa kunnissa ohje edellyttää esimerkiksi useamman tarjouksen pyytämistä tietyn euromäärän ylittyessä. Tarkista oman organisaatiosi rajat ennen tilausta.
Tyypillinen pienhankinta etenee näin:
- Määrittele tarve: ohjelmisto, käyttäjä- tai laitemäärä, sopimuskausi ja mahdollinen opetus- tai julkishallinnon hinnoittelu.
- Pyydä tarjous yhdeltä tai useammalta toimittajalta oman hankintaohjeesi mukaan.
- Vertaa kokonaiskustannusta, älä vain ensimmäisen vuoden hintaa. Huomioi uusinnat, ylläpito ja käyttäjämäärän kasvu.
- Tee hankintapäätös ja lähetä ostotilaus.
Ohjelmistotalon kautta ostettaessa saat kaikki valmistajat samalta toimittajalta ja samalla laskutuskäytännöllä. Tämä vähentää toimittajarekisterin ylläpitoa ja luottokorttiostoja suoraan ulkomaisilta valmistajilta.
Lisenssimallit, jotka kannattaa ymmärtää ennen hankintaa
Lisenssimalli vaikuttaa sekä hankinnan arvoon että siihen, miten ohjelmistoa voi käyttää. Väärin valittu malli tulee usein kalliiksi vasta toisena tai kolmantena vuonna.
| Malli | Mitä se tarkoittaa | Huomioi hankinnassa |
|---|---|---|
| Tilaus (subscription) | Käyttöoikeus on voimassa sopimuskauden, yleensä 1–3 vuotta. | Arvo lasketaan koko kaudelta. Käyttö loppuu, jos tilausta ei uusita. |
| Ikuinen lisenssi (perpetual) | Kertamaksu, käyttöoikeus jää voimaan. | Päivitykset ja tuki ovat usein erillinen vuosittainen ylläpito. |
| Nimetty käyttäjä | Lisenssi on sidottu henkilöön. | Sopii, kun käyttäjät ovat tiedossa. Vaihtuvuus vaatii lisenssien siirtoja. |
| Laite- tai asennuskohtainen | Lisenssi on sidottu koneeseen. | Sopii luokkatiloihin ja yhteiskoneisiin. |
| Kelluva (concurrent) | Rajattu määrä samanaikaisia käyttäjiä. | Tehokas, kun käyttäjiä on paljon mutta käyttö on satunnaista. |
| Opetus- ja julkishallinnon hinnoittelu | Valmistajan alennettu hinnasto oikeutetuille organisaatioille. | Edellyttää usein kelpoisuuden todentamista. Kaikki valmistajat eivät tarjoa sitä. |
Esimerkiksi Adobe, Microsoft ja JetBrains tarjoavat opetus- tai julkishallinnon hinnoittelua tietyille organisaatioille. Kysy meiltä, koskeeko se teidän organisaatiotanne.
Tilauksesta toimitukseen
Useimmat lisenssit toimitetaan sähköisesti muutamassa arkipäivässä. Tilaus etenee näin:
- Ostotilaus. Lähetä ostotilaus sähköpostilla osoitteeseen myynti@ohjelmistot.com tai tee tilaus verkkokaupassa. Merkitse tilaukseen ostotilausnumero, laskutusviite ja loppukäyttäjän yhteystiedot.
- Tilaus valmistajalle. Välitämme tilauksen valmistajalle tai tukkurille ja hoidamme mahdolliset kelpoisuustarkistukset, kuten opetuslisenssien todentamisen.
- Toimitus. Lisenssiavain tai pääsy valmistajan hallintaportaaliin toimitetaan nimetylle yhteyshenkilölle.
- Aktivointi. Autamme tarvittaessa aktivoinnissa ja käyttäjien lisäämisessä hallintaportaaliin, esimerkiksi Adobe Admin Consoleen.
- Lasku. Lasku tulee verkkolaskuna organisaationne verkkolaskuosoitteeseen.
Koska lasku tulee meiltä, organisaatiosi ei tarvitse luottokorttia eikä asiakkuutta jokaisen ulkomaisen valmistajan verkkokaupassa.
Uusinnat ja muutokset sopimuskauden aikana
Tilauslisenssin uusinta kannattaa aloittaa 1–2 kuukautta ennen päättymispäivää, jotta hankintapäätös ja ostotilaus ehtivät valmiiksi. Jos tilaus pääsee vanhenemaan, käyttö voi katketa ja uudelleenaktivointi kestää.
- Muistutus uusinnasta. Lähetämme muistutuksen ennen tilauksen päättymistä.
- Lisäkäyttäjät kesken kauden. Useimmissa tilauksissa käyttäjiä voi lisätä, ja hinta jyvitetään jäljellä olevalle kaudelle.
- Käyttäjämäärän vähentäminen onnistuu yleensä vasta uusinnan yhteydessä.
- Kokonaisarvon seuranta. Jos lisäykset kasvattavat sopimuksen arvoa merkittävästi, tarkista, pysyykö hankinta edelleen kynnysarvon alapuolella.
- Ikuisten lisenssien ylläpito. Jos ylläpito pääsee raukeamaan, sen palauttaminen voi maksaa enemmän kuin katkeamaton uusinta.
Usein kysyttyä
Pitääkö ohjelmistolisenssi kilpailuttaa? Kyllä, jos hankinnan ennakoitu kokonaisarvo koko sopimuskaudelta ylittää 60 000 euroa (alv 0 %). Sitä pienemmissä hankinnoissa noudatetaan organisaation omaa hankintaohjetta.
Lasketaanko tilauslisenssin arvo yhdeltä vuodelta vai koko kaudelta? Koko sopimuskaudelta optioineen. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen arvo lasketaan 48 kuukauden ajalta.
Voiko lisenssit tilata ostotilauksella ja verkkolaskulla? Kyllä. Lähetä ostotilaus, niin laskutamme verkkolaskuna organisaationne laskutustietoihin.
Saako julkinen organisaatio opetus- tai julkishallinnon hinnat? Monet valmistajat tarjoavat niitä oppilaitoksille ja julkishallinnolle. Kelpoisuus riippuu valmistajan ehdoista, ja tarkistamme sen puolestanne.
Kuinka nopeasti lisenssit toimitetaan? Sähköiset lisenssit toimitetaan yleensä muutamassa arkipäivässä. Kiireellisistä tilauksista kannattaa mainita tilauksen yhteydessä.
Voiko eri valmistajien lisenssit hankkia samalta toimittajalta? Kyllä. Valikoimassamme on yli 100 valmistajan ohjelmistoja, ja kaikki laskutetaan samalla käytännöllä.
Tarvitsetko apua lisenssihankintaan?
Software Explosion Oy on toimittanut ohjelmistolisenssejä suomalaisille yrityksille ja julkisen sektorin organisaatioille 1990-luvulta lähtien. Autamme valitsemaan oikean lisenssimallin, laskemaan hankinnan kokonaisarvon ja hoitamaan tilauksen valmistajalle.
Pyydä tarjous: myynti@ohjelmistot.com tai puh. 010 830 5600. Vastaamme arkipäivisin yleensä saman päivän aikana.